versie 2 december 2011
- Het minimale aantal deelnemers is 30. Wanneer dit aantal niet bereikt wordt, zal de organisatie zo gauw mogelijk de mensen die zich hebben aangemeld op de hoogte stellen dat de activiteit niet doorgaat. In dit geval krijgen alle deelnemers het eventueel al voldane deelnemersgeld volledig terugbetaald. Zij krijgen bovendien voorrang bij de eerstvolgende keer dat Hike and Seek georganiseerd wordt.
- Het maximale aantal deelnemers is dit jaar 275. Indien er zich meer dan 275 personen opgeven, gaat plaatsing op volgorde van aanmelding, met de uitzondering dat de organisatie bij een gebrek aan Hikers of Seekers groepjes met de benodigde voorkeur met voorrang plaatst.
- De kosten voor deelname bedragen EUR 25 per deelnemer. Dit bedrag zal worden geind via automatische incasso. Als teamcaptain ben je verantwoordelijk voor de betaling voor de hele groep. Indien het innen van het deelnemersgeld geheel niet of gedeeltelijk niet lukt, zal de teamcaptain zorg dragen voor de betaling van het niet geinde deelnemersgeld. Bij afmelden voor 1 februari is er geen deelnemersgeld verschuldigd. Meld je je af tussen 1 februari 2012 en 1 maart 2012, dan dien je EUR 12.50 per persoon te betalen. Bij afmelding na 1 maart 2012 ben je het volledige deelnemersgeld verschuldigd.
- De organisatie heeft het recht om aanmeldingen af te wijzen, zonder opgave van reden. Dit recht kunnen zij bijvoorbeeld hanteren indien ze vermoeden dat het toelaten van bepaalde deelnemers negatieve gevolgen kan hebben. Indien je aanmelding afgewezen wordt, worden je uiteraard geen kosten in rekening gebracht voor de afmelding.
- Indien de deelnemer een t-shirt besteld heeft, kan deze bestelling tot 8 februari geannuleerd worden.
- Deelnemers moeten op 16 maart 2012 minimaal 16 jaar oud zijn om mee te mogen doen aan Hike & Seek. In elk groepje deelnemers zit minstens 1 volwassene. Voor niet volwassen deelnemers geldt dat zij toestemming moeten hebben gekregen van ouders of voogd. Deelname is op eigen risico. Dit wordt bij het begin van de activiteit nogmaals duidelijk vermeld. Door de aard van de activiteit kan de organisatie niet overal toezicht houden. Als de instructies (en de spelregels) opgevolgd worden, is de kans op letsel of schade nihil. De organisatie kan niet verantwoordelijk gehouden worden voor eventuele schade die voortvloeit uit gedrag van de deelnemers.
- De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan door de deelnemers meegenomen materiaal of apparatuur dat de deelnemers meenemen. Er wordt geen collectieve reisverzekering afgesloten. Indien je geen doorlopende reisverzekering hebt, moet je zelf een verzekering afsluiten.
- De organisatie heeft het uiteindelijke beslissende oordeel over spelverloop en uitslag. Over de uitslag wordt niet gecorrespondeerd. Instructies tijdens het kamp (van de organisatie of haar medewerkers) dienen opgevolgd te worden.
- Deelnemers beloven zich te houden aan de geldende regels m.b.t. kamperen (wild kamperen is niet toegestaan), geluidsoverlast, en dergelijke. Wanneer er nog bijzondere regels op dit gebied gelden, worden deze voor het begin van de activiteit zelf uitgelegd. Wanneer deelnemers schade veroorzaken in het gebied, zal deze schade op de betreffende deelnemers verhaald worden.